Cas particuliers

1.1 Badges ou cartes d'accès

Certaines zones et bâtiments ne sont accessibles que grâce à des badges ou cartes d’accès. Sont recueillies par l’université :

- à compléter

1.2 Vidéosurveillance

Certaines zones et bâtiments sont placés sous vidéosurveillance et des caméras sont disposées dans des lieux nécessitant une surveillance spécifique, notamment dans des abords de bâtiments, halls et couloirs. Toute vidéosurveillance est annoncée par des panneaux et/ou un affichage. La vidéosurveillance donne lieu à enregistrement.

Les données sont stockées sur les serveurs de l’université.

1.3 Zones à régime restrictif (ZRR)

Une ZRR est une zone spécifiquement contrôlée pour assurer la protection du potentiel scientifique et technique de l’université de Bordeaux.

Sont soumis au statut de ZRR les locaux développant des activités de recherche ou de production stratégiques.

Les données visées dans le présent article sont recueillies aux fins de sécurité des personnes et des biens, l’optimisation de cette sécurité constituant un intérêt légitime de l’université.

Le contrôle par badges ou cartes permet de s’assurer que seules les personnes autorisées peuvent avoir accès aux locaux de l’université.

La vidéosurveillance a comme finalité de prévenir les dégradations, les tentatives d’intrusion. Elle permet la sécurité de toute la communauté universitaire (étudiants, enseignant, personnel) et des visiteurs. Elle participe à l’identification des auteurs de vols, dégradations, agressions ou de tout autre délit.

Le statut spécial des ZRR, visé à l’article précédent, tend à protéger le savoir et le savoir-faire stratégique, de même que les technologies sensibles. Ce statut est essentiel dans la lutte contre l’espionnage technologique et constitue un intérêt légitime de l’université.

Les Données recueillies peuvent notamment être transmises à :

• la Direction des systèmes d’information ;

Ces données peuvent être utilisée en cas d’enquêtes et de plainte et transmises aux autorités judiciaires.

La durée de conservation des Données recueillies lors de l’usage d’un badge ou d’une carte d’accès est, à compter de l’usage desdits badge ou carte, de deux (2) ans.

La durée de conservation des enregistrements vidéo est de un (1) mois à compter de l’enregistrement des images.

Sont recueillies par l’université les données suivantes :

• l’état civil, l’identité ;
• la date de naissance
• l’adresse personnelle ;
• l’adresse mail ;
• le numéro de téléphone ;
• la liste des prêts en cours ;
• la liste des retards des retours de prêts ;
• la liste des ouvrages non rendus par le lecteur.

Les données relatives aux étudiants inscrits à l’université de Bordeaux sont transmises dès l’inscription.

Les données sont recueillies aux fins de gestion des comptes lecteurs dans les bibliothèques de l’établissement, et notamment :

• la gestion administrative des inscriptions aux bibliothèques de l’université de Bordeaux pour les étudiants et le personnel de l’établissement, ainsi que les lecteurs extérieurs ;
• la gestion des prêts ;
• l’établissement de statistiques sur l’activité des bibliothèques.

Les données recueillies peuvent notamment être transmises à :

• la Direction de la documentation ;
• la Direction des études et de la vie Universitaire ;
• la Direction des systèmes d’information ;
• une université, une bibliothèque ou un centre de documentation tiers pour le prêt entre universités ou établissements ;
• l’Agence comptable pour les cas de documents non restitués faisant l’objet d’une facturation. 
• la Direction des Archives universitaires une fois échue leur période d’utilité courante.

Il est rappelé que l’université peut procéder à un dépôt de plainte en cas de vol de matériel ou de documents tirés de ses fonds.

- Durée courante :

• étudiants inscrits à l’Université et lecteurs extérieurs : jusqu’à la fin l’année universitaire d’inscription ;
• opérations de prêt : jusqu’au retour des documents, retards compris ;
• ouvrages non restitués : jusqu’au solde ou la reconnaissance de leur absence de valeur.

- Durée d’archivage intermédiaire :

• étudiants inscrits à l’Université et lecteurs extérieurs : 1 an à compter du terme de l’année universitaire d’inscription ;
• opérations de prêt : 1 an après clôture du compte à jour des restitutions ;
• ouvrages non restitués : 1 an à compter du solde ou de la reconnaissance de leur absence de valeur.

Toutefois, des données peuvent être conservées au-delà des durées visées ci-dessus à des fins statistiques, notamment s’agissant des opérations de prêt.